L'organisme d'inspection (OI) doit avoir une structure juridique reconnue,
L'identification de l'OI doit être claire s'il appartient à une entité réalisant d'autres activités,
L'OI doit avoir une assurance responsabilité civile,
Des conditions générales de vente doivent être établies,
La comptabilité de l'OI doit être auditée avec indépendance.
Indépendance, impartialité et intégrité
Le personnel de l'OI n'est pas soumis à des pressions commerciales ou financières,
Il ne doit pas y avoir d'influence externe sur les résultats des inspections,
L'OI doit répondre aux critères d'indépendance selon les annexes A, B ou C de la norme EN 45004,
L'OI doit assurer la confidentialité des informations.
Organisation et management
L'organisation de l'OI doit permettre de maintenir son aptitude à exécuter ses fonctions techniques de manière satisfaisante (maintien des compétences techniques et moyens appropriés),
Définir les responsabilités et la structure de l'OI,
Nommer un responsable technique qualifié et expérimenté responsable de l'exécution des inspections dans le respect des exigences de la norme EN 45004,
Définitions de fonctions comportant des exigences en matière de formation initiale, continue et technique et en matière d'expérience,
Remplacement d'un dirigeant en cas d'absence,
Supervision effective : des personnes compétentes désignées doivent s'assurer que le processus de réalisation d'une prestation ne dérive pas par rapport aux règles applicables.
Système qualité
La direction de l'OI doit avoir défini une politique qualité et des objectifs qui doivent être communiqués et compris,
L'OI doit mettre en œuvre de façon effective un système qualité adapté au type, au domaine et au volume des travaux effectués,
Le système qualité doit être entièrement documenté,
Un responsable doit être nommé pour gérer et entretenir en permanence le système qualité,
Un système de gestion et de maîtrise des documents doit exister,
Un système d'audits qualité internes doit être mis en place pour vérifier la conformité à la norme EN 45004,
Des procédures de gestion des NC/RC et AC/AP doivent être en place,
La direction doit procéder à des revues de direction.
Personnel
Il doit y avoir un nombre suffisant de personnel permanent disposant des connaissances suffisantes pour assurer les fonctions normales de l'OI,
Le personnel doit être qualifié (maîtrise des exigences normatives, techniques et technologies, compréhension de l'incidence des déviations détectées sur l'utilisation normale des produits ou processus concernés),
Il doit y avoir un système de formation (planification, réalisation, suivi, efficacité, enregistrements …),
L'OI doit disposer de règles de conduite à tenir par son personnel,
La rémunération des personnes chargées des inspections est indépendante du rendement et des résultats des essais.
Installations et équipements
Ils doivent être appropriés aux services d'inspection fournis et adaptés en permanence à l'utilisation prévue,
Les équipements doivent être maintenus en bon état, étalonnés et vérifiés périodiquement (les étalonnages doivent être rattachés aux étalons nationaux ou internationaux chaque fois que cela est possible),
Si des logiciels sont utilisés, leur conformité à l'usage doit être testée. L'intégrité des données doit être protégée,
Le matériel informatique doit être maintenu, les sauvegardes des données doivent être assurées,
L'OI doit disposer de procédure pour traiter les équipements défectueux.
Méthodes et procédures d'inspection
Respect des spécifications par rapport auxquelles la conformité doit être déterminée,
Des instructions doivent être tenues à jour et disponibles pour le personnel,
L'OI doit maîtriser les contrats et ordres de service afin d'assurer que :
La revue des exigences et des moyens est effectuée,
La communication des exigences est faite au niveau des équipes,
Le travail est suivi et revu pour confirmer le respect des exigences,
Les instructions de travail ou modes opératoires traitent de la sécurité.
Manipulation des échantillons et objets présentés à l'inspection
Les objets à inspecter doivent être identifiés,
Lorsque l'état ou la préparation de l'objet présenté à l'inspection ne permet pas de procéder à celle-ci de façon satisfaisante, des réserves doivent être faites dans les enregistrements et rapports d'inspection.
Enregistrements
L'OI doit entretenir un système d'enregistrement adapté à ses besoins et conforme aux règlements en vigueur,
Les enregistrements doivent être conservés dans un lieu sûr sur une période spécifiée en intégrant la confidentialité.
Rapports d'inspection et certificats d'inspection
Toute inspection doit faire l'objet d'un rapport ou d'un certificat,
Ces documents contiennent les résultats et la détermination de la conformité,
Les rapports doivent être signés et approuvés par des membres autorisés du personnel,
Les corrections sont enregistrées et justifiées
Sous-traitance
Limiter la sous-traitance à des cas exceptionnels,
Si l'OI fait toutefois appel à un sous-traitant, il doit en vérifier la compétence,
L'OI doit prévenir le client de la sous-traitance,
L'OI doit conserver des traces de son évaluation des compétences de ses sous-traitants.
Réclamations et recours
L'OI doit mettre en place une procédure de gestion des réclamations clients et conserver des enregistrements.
Coopération
L'OI est supposé participer à des échanges d'expérience avec d'autres organismes d'inspection, et lorsqu'il y a lieu, à des travaux de normalisation.
